Η Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων, η τράπεζα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, επιδιώκει να προσλάβει για τη Διεύθυνση Οικονομικού Ελέγχου (FC), το Τμήμα Χρηματοοικονομικής Αναφοράς και Λογιστικής (FRA), τη Διεύθυνση Χρηματοοικονομικών Αναφορών (FRD) στα κεντρικά γραφεία της στο Λουξεμβούργο, Ανώτερο Επιχειρησιακό Βοηθό.
Πρόκειται για μια θέση πλήρους απασχόλησης στον βαθμό 2/3 για την οποία η Ευρωπαϊκή Τράπεζα Επενδύσεων προσφέρει σύμβαση αορίστου χρόνου.
Να υπογραμμιστεί εδώ πως στην εν λόγω θέση γίνονται δεκτές αιτήσεις Ελλήνων με πτυχίο ΙΕΚ.
Σκοπός
Ως Ανώτερος/Κύριος Επιχειρησιακός Βοηθός θα παρέχετε ένα ευρύ φάσμα γραμματειακής και διοικητικής βοήθειας στον επικεφαλής του τμήματος, θα υποστηρίζετε την καθημερινή εργασία του τμήματος και θα βοηθάτε στενά τα μέλη της ομάδας του τμήματος.
Λειτουργικό Δίκτυο
Ο Ανώτερος/Κύριος Επιχειρησιακός Βοηθός αναφέρεται στον Προϊστάμενο του Τμήματος και εργάζεται σε στενή συνεργασία με τα στελέχη και τους βοηθούς του Τμήματος. Η θέση απαιτεί διακριτικότητα, ευελιξία, φυσική παρουσία κατά τις βασικές ώρες και πολυάσχολες εβδομάδες για την ομάδα, αυστηρότητα, προσοχή σε θέματα και λεπτομέρειες, ικανότητα ιεράρχησης προτεραιοτήτων και χειρισμού πολλών εργασιών ταυτόχρονα.
Ευθύνες
- Υποστήριξη του Προϊσταμένου του Τμήματος στην καθημερινή διαχείριση των σχετικών διαδικασιών και διαδικασιών για τη διευκόλυνση της εύρυθμης λειτουργίας του Τμήματος,
- Παρέχετε τακτικές πληροφορίες και καθοδήγηση στα μέλη της ομάδας του τμήματος σχετικά με τις διοικητικές και επιχειρησιακές διαδικασίες· χειρίζεται σταδιακά σύνθετα ζητήματα και έρευνες· να ξεκινήσει βελτιώσεις και να συμβάλει στην ανάπτυξη και βελτιστοποίηση των υφιστάμενων μεθόδων και διαδικασιών (δηλαδή αναβάθμιση λειτουργικών διαδικασιών).
- Εκτελέστε, με συνεχή αυτόνομο και προληπτικό τρόπο, τυπικά και μη τυποποιημένα καθήκοντα μιας επιχειρησιακής διαδικασίας, καθώς και τα διοικητικά και υλικοτεχνικά καθήκοντα που σχετίζονται με τη διοργάνωση διαφορετικών συναντήσεων, από την προετοιμασία έως την παρακολούθηση μετά τη συνάντηση, διασφαλίζοντας την ομαλή λειτουργία και τήρηση των προθεσμιών συμπεριλαμβανομένης της καθημερινής επαφής με όλες τις υπηρεσίες της Τράπεζας,
- Συντονίζει τον προϋπολογισμό του Τμήματος, συμπεριλαμβανομένης της πρόβλεψης, της παρακολούθησης, της αναφοράς στον Προϊστάμενο του Τμήματος και του κλεισίματος στο τέλος του έτους για την υποστήριξη της ακριβούς και έγκαιρης διαχείρισης του προϋπολογισμού της Διοίκησης,
- Συμβολή ενεργά στην ενημέρωση της γραμματείας και των επιχειρησιακών διαδικασιών του Τμήματος, συμπεριλαμβανομένης της πρότασης βελτιώσεων,
- Βοηθήστε τον Προϊστάμενο του Τμήματος και τους Προϊστάμενους Μονάδων στην καθημερινή τους εργασία, όπως τους ζητείται (π.
- Διαχειριστείτε την προετοιμασία των τιμολογίων, τις κρατήσεις αιθουσών συσκέψεων, καθώς και οποιαδήποτε άλλη διοικητική δραστηριότητα, όπως απαιτείται,
- Φροντίστε για την ενσωμάτωση των νεοεισερχόμενων για κάθε πτυχή που σχετίζεται με εξοπλισμό πληροφορικής και προσβάσεις, logistics κ.λπ. Παρέχετε καθοδήγηση στους νεοεισερχόμενους σχετικά με τις διαδικασίες της ΕΤΕπ και τα εργαλεία πληροφορικής,
- Ενεργούν ως αμοιβαία υποστήριξη με τους άλλους βοηθούς του τμήματος, συντονίζοντας επίσης τις αντίστοιχες απουσίες όπου χρειάζεται. αλληλεπιδρούν με εσωτερικούς και εξωτερικούς πελάτες/ομόλογους, για να αποκτήσουν και να κατανοήσουν πληροφορίες, να ανταλλάξουν καλές πρακτικές και συχνά να τους επηρεάσουν χωρίς τη δέουσα εξουσία.
- Βοηθά στην οργάνωση, τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων του τμήματος,
- Χειρίζεται και ενημερώνει τα συστήματα αρχειοθέτησης και τις βάσεις δεδομένων, καθώς είναι επίσης υπεύθυνη για τις περιοχές του τμήματος GED και το αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης,
- Κατόπιν αιτήματος, σχεδιάστε/οριστικοποιήστε αλληλογραφία ή έγγραφα για διάφορα θέματα, εξασφαλίστε την κατάλληλη παρακολούθηση και την αυστηρή κατάθεση,
- Διασφαλίστε καλό ομαδικό πνεύμα μέσα στην ομάδα,
- Χειριστείτε άλλα διοικητικά καθήκοντα και αντικαταστήστε συναδέλφους σε περίπτωση απουσίας. Όταν χρειάζεται, εξασφαλίστε την ενσωμάτωση και την επιτόπια εκπαίδευση του κατώτερου προσωπικού, των νέων εργαζομένων και των εκπαιδευομένων.
Απαιτούμενα προσόντα
- Εκπαίδευση δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, συμπληρωμένη με 2ετή πιστοποίηση σε σχετικό τομέα (π.χ. γραμματειακές σπουδές, διοίκηση επιχειρήσεων) ή δευτεροβάθμια εκπαίδευση με εξίσου εξειδικευμένη εμπειρία σε σχετικό τομέα·
- Τουλάχιστον 5 χρόνια επαγγελματική εμπειρία σε ρόλο διοικητικής υποστήριξης.
- Καλή γνώση τυπικών εργαλείων γραφείου (Work, Excel, PowerPoint,). Οι δεξιότητες διόρθωσης και παρουσίασης θα εκτιμηθούν
- Άριστη γνώση Αγγλικών ή/και Γαλλικών (*), με καλή γνώση του άλλου. Γνώση άλλων γλωσσών της ΕΕ θα θεωρηθεί πλεονέκτημα.
Αρμοδιότητες
Προώθηση επιτεύγματος: Παρακολουθείτε συνεχώς την απόδοση, επικεντρώνεστε στη βελτίωσή της, επιδεικνύετε ορμή και αποφασιστικότητα για την επίτευξη βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων.
Προσανατολισμός Αλλαγής: Προσαρμόζεστε στις διαφορές και τις αλλαγές στο περιβάλλον. ακολουθείτε μια ευέλικτη προσέγγιση για να φτάσετε σε αποτελέσματα.
Συνεργασία: Εργάζεστε συνεργατικά ως μέρος μιας ομάδας και συνεργαζόμενοι με συνομηλίκους πέρα από τα οργανωτικά όρια με βάση το γνήσιο ενδιαφέρον και την ακριβή κατανόηση των άλλων και των ατομικών σας προοπτικών και ανησυχιών.
Οργανωτική Δέσμευση: Είστε πρόθυμοι να δεσμευτείτε σε έναν οργανισμό του οποίου η αποστολή είναι να υποστηρίζει την Ευρώπη και είναι ανοιχτός στη διαφορετικότητα και να ευθυγραμμίσει τη συμπεριφορά σας με τις ανάγκες και τις εγγενείς αξίες του οργανισμού, ενεργώντας με ακεραιότητα με τρόπους που προάγουν την αποστολή, τις πολιτικές και τις πολιτικές του οργανισμού. κανόνες.
Ανάπτυξη άλλων: Οικοδομείτε τη μακροπρόθεσμη ικανότητα των άλλων καθοδηγώντας και αναπτύσσοντάς τους να αξιοποιήσουν στο έπακρο τις ικανότητες και τις δυνατότητές τους, με βάση την ακριβή κατανόηση των πραγματικών δυνατοτήτων και των αναπτυξιακών τους αναγκών.
Στρατηγική σκέψη: Σκέφτεστε τη μακροπρόθεσμη στρατηγική του οργανισμού και πώς να την ευθυγραμμίσετε και να την εφαρμόσετε. βρίσκετε χρήσιμες νέες στρατηγικές γνώσεις.
Ηγεσία ομάδας: Δημιουργείτε μια ομάδα με υψηλές επιδόσεις, διασφαλίζοντας ότι είναι εστιασμένη, έχει κίνητρα και εμπνέεται για την επίτευξη των οργανωτικών στόχων. ενθαρρύνετε την αριστεία απόδοσης και αντιμετωπίζετε την υποαπόδοση όταν απαιτείται.
Προθεσμία υποβολής αιτήσεων
Οι ενδιαφερόμενοι καλούνται να υποβάλουν την αίτησή τους έως την Παρασκευή 5 Μαΐου 2023 πατώντας το σύνδεσμο εδώ.
