Τα επαγγελματικά email αποτελούν μέρος της καθημερινότητας των περισσότερων εργαζομένων, για αυτό οι τεχνικές σύνταξης τους, πρέπει να διέπονται από αμεσότητα, περιεκτικότητα και ταχύτητα, τόσο στην σύνταξη και ανάγνωση τους, αποτελώντας αναπόσπαστα κομμάτια.
Αξίζει να αναφερθεί ότι υπάρχουν ποικίλοι τρόποι προκειμένου να κάνετε το email σας εύκολο στην ανάγνωση, γλιτώνοντας παρερμηνείες, χαμένο χρόνο και μεταφέροντας άμεσα στον αναγνώστη τη βασική πληροφορία.
Ο διευθυντής του Harvard Writing Center, Jane Rosenzweig, διατύπωσε μερικές τεχνικές για το πως θα γίνει αυτό πράξη, καταφέρνοντας την αποτελεσματική σύνταξη ενός email και μεταβίβασης της πληροφορίας.
Μπείτε στο κύριο θέμα χωρίς περιττές λεπτομέρειες
Για κείμενα τα οποία εμπεριέχουν προσωπική γνώμη, λογοτεχνικότητα, λυρισμό και περιγραφικότητα, η σύνθετη γραφή και το αίσθημα της περιέργειας χρήζουν θετικότητας, καθώς τείνουν να ταιριάζουν στο ύφος των εν λόγω κειμένων. Ωστόσο σε επίπεδο άμεσης, επαγγελματικής επικοινωνίας, τείνουν να επηρεάσουν αρνητικά, καθώς δεν προσδίδουν την αμεσότητα και σαφήνεια που είναι απαραίτητη. Τα επαγγελματικά mails χρειάζονται λακωνικότητα, περιεκτικότητα στη μετάδοση της πληροφορίας και σίγουρα να γίνεται "to the point" επικοινωνία, ανάμεσα στον συντάκτη και τον παραλήπτη.
Κρατήστε για αργότερα όλες τις δευτερεύουσες πληροφορίες
Σίγουρα οι δευτερεύουσες πληροφορίες δεν χρήζουν προτεραιότητας στο κύριο θέμα του επαγγελματικού mail, για αυτό πρέπει να ορίζεται εξαρχής ο βασικός λόγος για τον οποίο αποστέλλεται. Αρχικά το θέμα του mail θα πρέπει να προϊδεάζει τον αναγνώστη για το περιεχόμενο του, είτε αυτό είναι σχετικό με κάποιο meeting, ένα ενδοεταιρικό ζήτημα ή συζήτηση ενός θέματος που χρήζει άμεσης αντιμετώπισης.
Προκειμένου να επιτευχθεί αυτός ο σκοπός, οι δευτερεύουσες πληροφορίες θα πρέπει να περιοριστούν σε δευτερεύουσες προτάσεις και να αξιοποιηθούν οι κύριες πληροφορίες σε κύριες προτάσεις, έτσι ώστε να εκπροσωπείτε η κύρια επικοινωνία που επιθυμεί ο αποστολέας.
Ακόμη ο κατάλληλος τίτλος μπορεί να βοηθήσει αρκετά, στο να προϊδεάσει τον αναγνώστη για το περιεχόμενο του.
Χρησιμοποιήστε ενεργητική σύνταξη όταν ζητάτε κάτι
Σκεφτείτε τη διαφορά ανάμεσα σε δύο προτάσεις όπως για παράδειγμα τις παρακάτω:
- «Ο αρθρογράφος έχει διορία να στείλει το άρθρο του Σαββάτου, μέχρι την Παρασκευή το μεσημέρι». «Το άρθρο του Σαββάτου πρέπει να αποσταλεί για διόρθωση μέχρι το μεσημέρι της Παρασκευής».
Στην πρώτη πρόταση ο συντάκτης του άρθρου έχει κάνει μία πιο ευγενική και επεξηγηματική προσέγγιση για τη μετάδοση της πληροφορίας, ενώ στη δεύτερη πρόταση το μήνυμα είναι πιο άμεσο, λιγότερο επεξηγηματικό και πιο ενεργητικό.
Η αποφυγή ασάφειας και πρόσθετης επεξήγησης σίγουρα βοηθά και στην αποφυγή παρανοήσεων, καθώς και στην επίτευξη άμεσης επικοινωνίας.
Η συγκεκριμένη προσέγγιση δεν είναι σίγουρα λάθος, αλλά περισσότερο βοηθητική στο πλαίσιο των εργασιακών συνθηκών, της ταχύτητας και της εξοικονόμησης χρόνου που συχνά απαιτείται. Συνήθως χρειάζεται να υπάρχει κριτήριο έτσι ώστε να προσδιοριστεί αναλόγως της περίστασης εάν θα χρειαστεί η παθητική ή ενεργητική σύνταξη, προσδιορίζοντας ποια μορφή είναι αναγκαία στην εκάστοτε περίπτωση.
