Η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας ξεκινά από 1ης Ιουλίου 2022 για το σύνολο των τραπεζών της χώρας και τις επιχειρήσεις των Σούπερ Μάρκετ με περισσότερους από 250 εργαζόμενους, ενώ στο χρονικό διάστημα από 1 έως 30 Ιουνίου μόνο οι επιχειρήσεις αυτές υποχρεούνται στην απογραφική διαδικασία του ωραρίου απασχόλησης για όλους τους εργαζόμενους μισθωτής εξαρτημένης εργασίας, στα πλαίσια της πρώτης φάσης εφαρμογής του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ για την Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας.
Οι λοιπές επιχειρήσεις θα απογραφούν από 1.10.2022 έως και 30.11.2022. Η Κάρτα Εργασίας, που θεσμοθετήθηκε με τον νόμο 4808/2021 για την Προστασία της Εργασίας, διασφαλίζει το ωράριο εργασίας και τις υπερωρίες, καθώς θα σημάνει την καθημερινή και άμεση (σε πραγματικό χρόνο) κοινοποίηση στο Π.Σ. Εργάνη της έναρξης και λήξης εργασίας για κάθε εργαζόμενο.
Το ΕΡΓΑΝΗ II είναι ένα πληροφορικό σύστημα καταγραφής της πραγματικότητας στην αγορά εργασίας. Είναι μετεξέλιξη και αναβάθμιση του συστήματος ΕΡΓΑΝΗ I που λειτουργεί εδώ και ορισμένα χρόνια, βοηθώντας να μπουν τα πράγματα σε κάποια τάξη και να μπορεί το υπουργείο Εργασίας να έχει πολλά στοιχεία στη διάθεσή του για τη χάραξη πολιτικής και αποτελεσματικότερους ελέγχους. Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας θα είναι ένα εργαλείο απόδειξης της προσέλευσης και της αποχώρησης του εργαζομένου από τη δουλειά του αποτελώντας εγγύηση για το σεβασμό του ωραρίου του.
Νέες διαδικασίες για τις επιχειρήσεις της πρώτης φάσης
Από την 1η Ιουνίου 2022 ξεκινά η απογραφική διαδικασία του Ωραρίου Απασχόλησης για τους εργαζόμενους, από όλες τις επιχειρήσεις – εργοδότες που συμμετέχουν στην πρώτη φάση εφαρμογής της Κάρτας Εργασίας ως ανωτέρω. Με αυτή τη διαδικασία ο εργοδότης δηλώνει για κάθε εργαζόμενο μισθωτής εξαρτημένης εργασίας τα γενικά στοιχεία εργασιακής σχέσης που αφορούν το χρόνο εργασίας και επίσης δηλώνει το ωράριο απασχόλησης σε ψηφιακή μορφή, είτε ως σταθερό εβδομαδιαίο, είτε ως μεταβαλλόμενο ανά ημέρα.
Η απογραφή των εργαζόμενων που αναφέρεται μπορεί να γίνει σταδιακά (π.χ. για κάθε παράρτημα), με την προϋπόθεση να έχει ολοκληρωθεί για το σύνολο του προσωπικού μέχρι τις 30 Ιουνίου 2022. Για τους εργαζόμενους που εντάσσονται στην Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας μέσω της απογραφικής διαδικασίας, η υποχρέωση παρακολούθησης του ωραρίου απασχόλησης στο Π.Σ. Εργάνη για αλλαγές στο ωράριο, έκτακτες τροποποιήσεις ωραρίου και άδειες θα γίνεται εφεξής με τη νέα διαδικασία Ψηφιακής Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας , καθώς και με την υφιστάμενη διαδικασία στο Π.Σ. Εργάνη για την υποβολή Υπερωριών.
Ομοίως, για πρόσληψη νέου εργαζόμενου από 1/6/2022, η διαδικασία Αναγγελίας Πρόσληψης (Ε3), η οποία περιέχει τα νέα χαρακτηριστικά εργασιακής σχέσης, θα πρέπει να συνοδεύεται από τη δήλωση ωραρίου απασχόλησης σε ψηφιακή μορφή (είτε σταθερό εβδομαδιαίο είτε μεταβαλλόμενο ανά ημέρα), και η παρακολούθηση του ωραρίου απασχόλησης θα γίνεται με τον τρόπο που περιγράφεται παραπάνω.
Μετά την ολοκλήρωση της απογραφικής διαδικασίας του ωραρίου απασχόλησης, στο Π.Σ. Εργάνη θα εμφανίζεται το προγραμματισμένο ωράριο απασχόλησης ανά εργαζόμενο, παράρτημα ή επιχείρηση σε ψηφιακή μορφή ημερολογίου (Τρέχουσα Κατάσταση Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας), το οποίο θα είναι επίσης άμεσα διαθέσιμο και στον εργαζόμενο μέσα από την εφαρμογή myErgani mobileapp, καθώς και μέσα από το myErgani web portal για την ενημέρωση των εργαζόμενων (https://myErgani.gov.gr).
Οργάνωση Χρόνου Εργασίας & Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας
Με την έναρξη της πρώτης φάσης εφαρμογής της Κάρτας Εργασίας από 1/7/2022, οι επιχειρήσεις της πρώτης φάσης θα πρέπει να κοινοποιούν καθημερινά και άμεσα (σε πραγματικό χρόνο) στο Π.Σ. Εργάνη τα γεγονότα έναρξης και λήξης Κάρτας Εργασίας (στοιχεία πραγματικού χρόνου εργασίας) για κάθε εργαζόμενο που εργάζεται με φυσική παρουσία την εκάστοτε ημέρα στον χώρο της επιχείρησης.Oι επιχειρήσεις αυτές έχουν τη δυνατότητα άμεσης διασύνδεσης του συστήματος ωρομέτρησης με τον νέο μηχανισμό της Κάρτας Εργασίας στο Π.Σ. Εργάνη καθώς και τη δυνατότητα χρήσης των εναλλακτικών τρόπων υποβολής που περιγράφονται στη συνέχεια.
Όλα τα στοιχεία της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας θα είναι άμεσα διαθέσιμα στους εργοδότες σε ψηφιακή μορφή ημερολογίου (Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης), ενώ και οι εργαζόμενοι θα έχουν εύκολη και άμεση πρόσβαση στα δεδομένα της ατομικής τους Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, μέσα από τα myErgani web portal και myErgani app.
Για την προετοιμασία των επιχειρήσεων και την ενημέρωση των εργαζόμενων, το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων γνωστοποιεί αναλυτικές οδηγίες και τεχνικές προδιαγραφές υλοποίησης των νέων ρυθμίσεων στο υπόλοιπο του παρόντος εγγράφου.
Τρόποι Υποβολής στο Π.Σ. Εργάνη
Το νέο σύστημα Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας του Π.Σ. Εργάνη χρησιμοποιεί τις παρακάτω διαδικασίες:
• Νέα Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης (για την Οργάνωση Χρόνου Εργασίας)
• Νέες Δηλώσεις Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας
- Ωράριο Απασχόλησης – Σταθερό Εβδομαδιαίο
- Ωράριο Απασχόλησης – Μεταβαλλόμενο Ανά Ημέρα
- Άδειες
• Υπάρχουσα διαδικασία Ε8: Αναγγελία Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης.
Για όλες τις παραπάνω διαδικασίες υποστηρίζονται οι παρακάτω τρόποι υποβολής:
• Υποβολή με φόρμα στο Π.Σ. Εργάνη (βλ. 5. Υποβολή δηλώσεων στο Π.Σ. Εργάνη)
• Υποβολή με φόρτωση αρχείων XML στο Π.Σ. Εργάνη (βλ. 5. Υποβολή δηλώσεων στο Π.Σ. Εργάνη)
• Υποβολή μέσω αυτοματοποιημένης προγραμματιστικής διεπαφής – Νέο WebAPI για τον εργοδότη (βλ. 6. Χρήση Υπηρεσιών Διαλειτουργικότητας - Web)
• Υποβολή Ατομικής Τροποποίησης Ωραρίου Απασχόλησης μέσω SMS, για μία ημερομηνία και έναν εργαζόμενο (δεν είναι διαθέσιμη στο δοκιμαστικό περιβάλλον).
Ο νέος μηχανισμός Κάρτας Εργασίας του Π.Σ. Εργάνη χρησιμοποιεί τη νέα διαδικασία
• Δήλωση έναρξης / λήξης Κάρτας Εργασίας (στοιχεία πραγματικού χρόνου εργασίας). Και υποστηρίζει τους παρακάτω τρόπους υποβολής:
• Οι επιχειρήσεις που ήδη χρησιμοποιούν σύστημα ωρομέτρησης έχουν τη δυνατότητα άμεσης διασύνδεσης με τον νέο μηχανισμό της Κάρτας Εργασίας στο Π.Σ. Εργάνη, μέσω προγραμματιστικής διεπαφής – Νέο Web API για τον εργοδότη.
• Επίσης, μέσω νέας εφαρμογής για φορητές συσκευές ErganiCardScanner για τις επιχειρήσεις, με την οποία θα γίνεται ανάγνωση της Κάρτας Εργασίας των υπαλλήλων (σε μορφή QR Code) κατά την προσέλευση / αποχώρηση από την εργασία και αυτόματη υποβολή της πληροφορίας στο Π.Σ. Εργάνη. Η Κάρτα Εργασίας (QR Code) κάθε εργαζόμενου θα είναι διαθέσιμη μέσα από την αντίστοιχη εφαρμογή myErgani mobileapp.
• Υποβολές γεγονότων έναρξης και λήξης Κάρτας Εργασίας μπορούν επίσης να γίνονται μέσω φόρμας και μέσω XML αρχείων στο Π.Σ. Εργάνη.
Απογραφική διαδικασία του Ωραρίου Απασχόλησης για την παρακολούθηση της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας
Στόχος της Ψηφιακής Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας είναι η καταγραφή και διάθεση του προγραμματισμένου ωραρίου απασχόλησης σε ψηφιακή μορφή, το οποίο συγκεντρώνει για κάθε εργαζόμενο όλα τα δηλωθέντα στοιχεία για Ωράριο Απασχόλησης, Υπερωρίες και Άδειες.
H απογραφική διαδικασία του Ωραρίου Απασχόλησης για όλους τους εργαζόμενους της επιχείρησης είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την ένταξη αυτής στον μηχανισμό της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας και την καθημερινή και άμεση (σε πραγματικό χρόνο) κοινοποίηση στο Π.Σ. Εργάνη της έναρξης και λήξης εργασίας για κάθε εργαζόμενο.
Η διαδικασία αυτή αποτελείται από 2 βήματα:
1. Απογραφική Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης (για την Οργάνωση Χρόνου Εργασίας), η οποία πρέπει να υποβληθεί άπαξ για το σύνολο των εργαζόμενων της επιχείρησης, πριν την έναρξη της πρώτης φάσης εφαρμογής της Κάρτας Εργασίας (για τις επιχειρήσεις της πρώτης φάσης).
2. Δήλωση του ωραρίου απασχόλησης (Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας), είτε ως Σταθερό Εβδομαδιαίο είτε ως Μεταβαλλόμενο ανά ημέρα, πριν την ημερομηνία ένταξης κάθε εργαζόμενου στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας (σύμφωνα με τη Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων του εργαζόμενου).
Μετά την ολοκλήρωση της απογραφικής διαδικασίας και την επιτυχή ένταξη των εργαζόμενων στον μηχανισμό Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας, η υποχρέωση παρακολούθησης του ωραρίου απασχόλησης στο Π.Σ. Εργάνη για αλλαγές στο ωράριο, έκτακτες τροποποιήσεις ωραρίου και άδειες θα γίνεται εφεξής με τη νέα διαδικασία Ψηφιακής Οργάνωσης του Χρόνου.
Κατάργηση χρήσης εντύπων:
Μετά την ένταξη εργαζόμενου στην Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας, δεν θα χρησιμοποιείται πλέον η διαδικασία υποβολής Ε4.
Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης
Προστίθεται στο Π.Σ. Εργάνη η νέα Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης που αφορούν τον Χρόνο Εργασίας, η οποία περιέχει τα εξής χαρακτηριστικά:
• Βασικά στοιχεία δήλωσης
o Εργοδότης
o Παράρτημα
o Ημερομηνία Υποβολής / Μοναδικός Κωδικός Συστήματος
• Στοιχεία δήλωσης ανά Εργαζόμενο
- Στοιχεία Εργαζόμενου: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
- Ημερομηνία (έναρξης ισχύος) της Δήλωσης Μεταβολής
- Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας (Ναι / Όχι)
- (περιγράφεται αναλυτικά στην επόμενη ενότητα)
- Συμβατικές Εβδομαδιαίες Ώρες Πλήρους Απασχόλησης
- (ο εβδομαδιαίος χρόνος πλήρους απασχόλησης που καθορίζεται από Συλλογική
- Σύμβαση (ΣΣΕ) ή Διαιτητική Απόφαση (Δ.Α.) κλπ., π.χ. 40)
- Εβδομαδιαία Απασχόληση (5-ημερη / 6-ημερη)
- Κάρτα Εργασίας (Ναι, Όχι)
- (Υποχρεωτικά Ναι για τους εργοδότες της πρώτης φάσης εφαρμογής)
- Ευέλικτη Προσέλευση (Λεπτά, όριο 120’)
- Διάλειμμα (Λεπτά)
- Εντός / Εκτός Ωραρίου
Για την ενεργοποίηση της Κάρτας Εργασίας είναι υποχρεωτικό να έχει ενεργοποιηθεί η Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας. Η Ευέλικτη Προσέλευση επιτρέπεται μόνο όταν έχει γίνει ενεργοποίηση της Κάρτας Εργασίας. Η τρέχουσα κατάσταση είναι διαθέσιμη στο Μητρώο του κάθε εργαζομένου.
Αναγγελία Πρόσληψης
Κατά την απογραφική διαδικασία στα πλαίσια της πρώτης φάσης εφαρμογής του ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ για την Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας, στο χρονικό διάστημα από 1 έως 30 Ιουνίου, οι επιχειρήσεις της πρώτης φάσης μπορούν να υποβάλλουν μια απογραφική δήλωση ανά παράρτημα της επιχείρησης.
Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας
Ο νέος μηχανισμός οργάνωσης του χρόνου εργασίας στο Π.Σ. Εργάνη παρακολουθεί τον προγραμματισμό του ωραρίου, τις δηλωθείσες υπερωρίες και τη χορήγηση αδειών, σε ενιαία, δομημένη μορφή με δυνατότητα επεξεργασίας και προβολής του προγραμματισμένου ωραρίου απασχόλησης ανά ημέρα, σε ψηφιακή μορφή ημερολογίου (Τρέχουσα Κατάσταση Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας).
Η νέα διαδικασία υποστηρίζει την υποβολή στοιχείων για το Ωράριο Απασχόλησης
- Σταθερό Εβδομαδιαίο– δήλωση ωραρίου για εβδομάδα αναφοράς
- Μεταβαλλόμενο / Τροποποιούμενο ωράριο (ανά ημέρα)–δήλωση ωραρίου ξεχωριστά για κάθε ημέρα συγκεκριμένης περιόδου αναφοράς
• Για τις Άδειες, ενώ για τις Υπερωρίες παραμένει η ισχύουσα διαδικασία.
Ωράριο Απασχόλησης
Το Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο χρησιμοποιείται για όλες τις σχέσεις μισθωτής εξαρτημένης εργασίας με εβδομαδιαίο πρόγραμμα που παραμένει σταθερό. Σε αυτή την περίπτωση, η δήλωση ωραρίου απασχόλησης μπορεί να υποβληθεί χωρίς «Ημερομηνία Έως» και το δηλωμένο ωράριο θα ισχύει στο διηνεκές και θα εμφανίζεται αυτόματα στην Τρέχουσα Κατάσταση Ψηφιακής Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας μέχρι το τέλος του εκάστοτε επόμενου μήνα.
Το Μεταβαλλόμενο / Τροποποιούμενο ωράριο (ανά ημέρα) χρησιμοποιείται για τις σχέσεις μισθωτής εξαρτημένης εργασίας που δεν μπορούν να αποτυπωθούν με το Σταθερό Εβδομαδιαίο, όπως η εργασία με βάρδιες. Επίσης, η διαδικασία αυτή δύναται να χρησιμοποιείται για τη δήλωση τυχόν μεταβολής στον προγραμματισμό ημέρας και κάθε έκτακτης τροποποίησης για συγκεκριμένο διάστημα (ημέρα, εβδομάδα ή άλλο). Σε κάθε περίπτωση, ισχύει η πιο πρόσφατη δήλωση ωραρίου για την κάθε ημέρα εφαρμογής.
Σταθερό Εβδομαδιαίο
H διαδικασία υποβολής Σταθερού Εβδομαδιαίου Ωραρίου περιέχει τα εξής χαρακτηριστικά:
• Βασικά στοιχεία δήλωσης
o Εργοδότης
o Παράρτημα
o Ημερομηνία Υποβολής / Μοναδικός Κωδικός Συστήματος
o Ημερομηνίες Εφαρμογής Ωραρίου
▪ Από
▪ Έως (Προαιρετικό)
• Εργαζόμενοι δήλωσης
o Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
o Ημέρα Εβδομάδας (Δευτέρα - Κυριακή) και Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας
Για την Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας υποστηρίζονται 4 επιλογές:
• Εργασία (ώρα από / έως)
• Τηλεργασία (ώρα από / έως)
• Ανάπαυση / Ρεπό
• Μη Εργασία (χρησιμοποιείται στην περίπτωση μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής)
Είναι υποχρεωτική η αποτύπωση Απασχόλησης Ημέρας για όλες τις ημέρες της εβδομάδας. Δίνεται επίσης η δυνατότητα πολλαπλού χαρακτηρισμού εντός της ίδιας ημέρας, για την περίπτωση Εργασίας (ή Τηλεργασίας) με διακεκομμένο ωράριο. Οι επιλογές Ανάπαυση / Ρεπό και Μη Εργασία δεν μπορούν να συνδυάζονται με δηλώσεις διαστήματος εργασίας ή Τηλεργασίας.
Περιέχει τα εξής χαρακτηριστικά:
• Βασικά στοιχεία δήλωσης
o Εργοδότης
o Παράρτημα
o Ημερομηνία Υποβολής / Μοναδικός Κωδικός Συστήματος
o Ημερομηνίες Εφαρμογής Ωραρίου
▪ Από
▪ Έως
• Εργαζόμενοι δήλωσης
o Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
o Ημερομηνία και Ανάλυση Απασχόλησης Ημέρας
Άδειες
Η διαδικασία υποβολής Δήλωσης Αδειών περιέχει τα εξής χαρακτηριστικά:
• Βασικά στοιχεία δήλωσης
o Εργοδότης
o Παράρτημα
o Ημερομηνία Υποβολής / Μοναδικός Κωδικός Συστήματος
• Εργαζόμενοι δήλωσης
o Προσωπικά Στοιχεία: ΑΦΜ, Επώνυμο, Όνομα
o Ημερομηνία Από
o Ημερομηνία Έως
o Τύπος Άδειας (επιλογή από προκαθορισμένη λίστα)
o Ώρα Από – Ώρα Έως (σε περίπτωση τύπου Ωροάδειας)
Για τη συγκεκριμένη διαδικασία παρέχεται και δυνατότητα ορθής επανάληψης με τη συμπλήρωση του μοναδικού κωδικού και της ημερομηνίας υποβολής της αρχικής. Με την υποβολή της δήλωσης με ορθή επανάληψη, ανακαλείται η αρχική δήλωση και ισχύει μόνο το περιεχόμενο της νέας δήλωσης. Επίσης, δίνεται η δυνατότητα ανάκλησης δήλωσης.
Διαβάστε ΕΔΩ τον πλήρη οδηγό για την ενημέρωση των επιχειρήσεων.
