Στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως έχει δημοσιευθεί το Προεδρικό Διάταγμα 13, το οποίο και ρυθμίζει την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά την τηλεργασία στον δημόσιο τομέα.
Το αντικείμενο του νέου αυτού Προεδρικού Διατάγματος είναι ότι θεσπίζονται οι όροι και οι προϋποθέσεις της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κατά την τηλεργασία στον δημόσιο τομέα. Την ίδια στιγμή, εξειδικεύονται τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας για την προστασία των προσωπικών δεδομένων των τηλεργαζόμενων και τρίτων φυσικών προσώπων, ενώ καθορίζονται και οι υποχρεώσεις των Φορέων ως υπευθύνων επεξεργασίας.
Το νέο θεσμικό πλαίσιο στοχεύει στη διασφάλιση της ιδιωτικότητας των δημοσίων υπαλλήλων, θέτοντας σαφή όρια στη συλλογή, επεξεργασία και αποθήκευση δεδομένων που προκύπτουν από την εξ αποστάσεως εργασία. Παράλληλα, προβλέπει αυστηρότερους ελέγχους και μέτρα ασφαλείας για την αποτροπή παραβιάσεων.
Κατά την τηλεργασία, η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ενδέχεται να περιλαμβάνει τις παρακάτω κατηγορίες δεδομένων:
- Δεδομένα ταυτότητας, όπως ονοματεπώνυμο, όνομα χρήστη.
- Δεδομένα επικοινωνίας, όπως διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Τεχνικά δεδομένα, όπως διεύθυνση πρωτοκόλλου διαδικτύου (IP).
- Σε περίπτωση διενέργειας τηλεδιασκέψεων, επεξεργασία / καταγραφή δεδομένων ήχου ή/και εικόνας, σύμφωνα με τους ειδικότερους ορισμούς του παρόντος άρθρου.
- Oποιοδήποτε άλλο προσωπικό δεδομένο σχετίζεται με τα καθήκοντα του Φορέα και είναι απαραίτητο για την άσκηση αυτών.
Ποιες είναι οι υποχρεώσεις των τηλεργαζόμενων
Οι υποχρέωσεις όσων δουλεύουν με τηλεργασία στο Δημόσιο είναι οι εξής:
- Ο τηλεργαζόμενος είναι υπεύθυνος για την τήρηση του συνόλου των πολιτικών για την ασφάλεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία.
- Ο τηλεργαζόμενος οφείλει να τηρεί απαρέγκλιτα τις πολιτικές και τις διαδικασίες ασφάλειας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που του έχουν κοινοποιηθεί από τον Φορέα σε σχέση με τις εφαρμογές τηλεργασίας, καθώς και την πολιτική απομακρυσμένης πρόσβασης και ορθής χρήσης προσωπικού εξοπλισμού.
- Κατά την παροχή τηλεργασίας εφαρμόζονται οι διατάξεις, όσον αφορά την υποχρέωση εχεμύθειας για γεγονότα ή πληροφορίες, των οποίων ο τηλεργαζόμενος λαμβάνει γνώση κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του, καθώς και όσον αφορά τη χρήση του Σταθμού Τηλεργασίας. Ειδικότερα, κατά την παροχή της τηλεργασίας ο τηλεργαζόμενος δεσμεύεται από την υποχρέωση τήρησης εχεμύθειας και υποχρεούται να διασφαλίσει ότι τρίτα προς τη σχέση απασχόλησης πρόσωπα, όπως ενδεικτικά τα μέλη της οικογένειάς του, δεν αποκτούν πρόσβαση στα αρχεία του Φορέα. Η εκτύπωση εγγράφων του Φορέα στην οικία του τηλεργαζόμενου ή σε οποιονδήποτε χώρο πέραν του χώρου εργασίας πραγματοποιείται με ευθύνη του τηλεργαζόμενου, κατά τρόπο που να διασφαλίζεται ότι δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν μπορούν να γνωστοποιηθούν σε τρίτα μη δικαιούμενα πρόσωπα.
- Η τηλεργασία μπορεί να παρασχεθεί από οποιονδήποτε χώρο εκτός των εγκαταστάσεων του Φορέα, όπου υπηρετεί ο τηλεργαζόμενος, καθώς και από την οικία του και εντός των συνόρων των κρατών μελών του Συμβουλίου της Ευρώπης, υπό την προϋπόθεση έγκρισης από τον εκάστοτε Προϊστάμενο Διεύθυνσης του Φορέα. Ο τηλεργαζόμενος οφείλει να διασφαλίσει ότι ο επιλεγόμενος χώρος πληροί τις ελάχιστες απαιτούμενες προδιαγραφές που καθιστούν εφικτή την απρόσκοπτη και αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων του μέσω τηλεργασίας και ότι συνάδει με τους γενικούς κανόνες πρόληψης, υγιεινής και ασφάλειας.Σε περίπτωση που ο Φορέας κατ’ εξαίρεση εγκρίνει την παροχή της τηλεργασίας εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ), πρέπει να διενεργεί ειδική εκτίμηση αντικτύπου για τη διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εκτός ΕΟΧ.
- Σε περίπτωση προγραμματισμένης τηλεδιάσκεψης, ο υπερσύνδεσμος (hyperlink) αυτής πρέπει να τηρείται εμπιστευτικός και να μην κοινοποιείται σε οποιονδήποτε τρίτο ή να δημοσιοποιείται.
Τι ισχύει στις τηλεδιασκέψεις
Στις περιπτώσεις των τηλεδιασκέψεων, καταρχήν απαγορεύεται η επεξεργασία δεδομένων εικόνας και κινούμενης εικόνας (χρήση κάμερας). Η χρήση κάμερας επιτρέπεται μόνο εφόσον οι ειδικότερες συγκεκριμένες λειτουργικές ανάγκες της υπηρεσίας και η φύση της τηλεδιάσκεψης το δικαιολογούν και είναι σαφείς, νόμιμες και διαφανείς, λαμβάνοντας υπόψη τα τυχόν ειδικότερα οριζόμενα στην οικεία πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων του Φορέα, καθώς και στην πολιτική για την απομακρυσμένη πρόσβαση και σε λοιπές πολιτικές που έχει υιοθετήσει ο Φορέας στο πλαίσιο της αρχής της λογοδοσίας.
Σε περίπτωση που τυγχάνουν επεξεργασίας δεδομένα ήχου, η επεξεργασία αυτή περιορίζεται στην απολύτως απαραίτητη για τη διενέργεια τηλεδιασκέψεων. Η επεξεργασία δεδομένων ήχου ή/ και εικόνας του τηλεργαζόμενου με τη χρήση συστημάτων λήψης και εγγραφής ήχου ή/και κινούμενων εικόνων (μέσω καταγραφέα ήχου ή/και κάμερας) που είναι ενσωματωμένα στη συσκευή τηλεργασίας, είτε αυτή παρέχεται από τον Φορέα είτε αποτελεί προσωπικό εξοπλισμό του τηλεργαζόμενου, επιτρέπεται κατά τη διενέργεια τηλεδιασκέψεων για τον σκοπό της ορθής διεξαγωγής της τηλεργασίας και εφόσον απαιτείται από τη φύση και το αντικείμενο της τηλεδιάσκεψης, μόνο εφόσον επιβάλλεται από τις λειτουργικές ανάγκες της υπηρεσίας που παρέχει ο Φορέας, περιορίζεται στο πλαίσιο του επιδιωκόμενου σκοπού, είναι ανάλογη του στόχου που υπηρετεί και από τη διενεργηθείσα εκτίμηση αντικτύπου του παρόντος δεν προκύπτει ότι ενδέχεται να επιφέρει υψηλό κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των τηλεργαζόμενων, συνεκτιμώντας τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, λαμβάνοντας υπόψη τα τυχόν ειδικότερα οριζόμενα στην οικεία πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων του Φορέα.
Πριν από την έναρξη της καταγραφής θα πρέπει να ενημερώνονται σχετικά οι συμμετέχοντες και η ενημέρωση αυτή να καταγράφεται. Σε περίπτωση καταγραφής τηλεδιάσκεψης με τρίτο πρόσωπο/μέρος (πέραν του τηλεργαζόμενου) που πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια νόμιμης επαγγελματικής πρακτικής με σκοπό την παροχή αποδεικτικών στοιχείων επαγγελματικής συναλλαγής ή άλλης επικοινωνίας επαγγελματικού χαρακτήρα, απαιτείται η, μετά από προηγούμενη ενημέρωση για τους σκοπούς της καταγραφής, προηγούμενη συγκατάθεση των τρίτων μερών της επικοινωνίας.
Δείτε ΕΔΩ το ΦΕΚ.
